Tax FAQ

Welche Steuerarten betreffen mich als Kleinstunternehmer / Selbstständiger? Und wann fällt welche an?

Bei natürliche Person (nP) (trifft auf die meisten von Euch zu) / Personengesellschaft (PersG) fällt Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer (sofern kein Kleiunternehmer) an. Sofern Arbeitnehmer beschäftigt werden müsst Ihr die Lohnsteuer vom Arbeitnehmer einbehalten und auch an das Finanzamt abführen.

Die Einkommensteuer (ggf. nebst Solidaritätszuschlag) und Gewerbesteuer sind jährlich fällig und entstehen mit Ablauf des Veranlagungszeitraums (grds. Kalenderjahr). Sie werden durch Bescheid festgesetzt. Sofern Ihr nicht steuerlich vertreten werdet ist die Abgabefrist der 31.07. des Folgejahres. Das Finanzamt kann aber Vorauszahlungen festsetzen.

Fälligkeiten für die Vorauszahlungen über Einkommensteuer (ggf. nebst Solidaritätszuschlag): 10.03. / 10.06. / 10.09. / 10.12.
Fälligkeiten für die Vorauszahlungen über Gewerbesteuer: 15.02. / 15.05. / 15.08. / 15.11.

Sofern Ihr nicht Kleiunternehmer seid, müsst Ihr eine Umsatzsteuer-Voranmeldung grds. quartalsweise abgeben (§ 18 Absatz 2 Satz 1 UStG) Die Abgabe der Erklärung und ggf. Zahlung ist am 10. Tag nach Ende des Voranmeldezeitraums fällig. Sofern Ihr auch Umsätze in der EU erbringt seid Ihr verplfichtet eine Zusammenfassende Meldung (sog. ZM) bis zum 25. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums einzureichen (Zahlungen resultieren daraus nicht)

Grundfreibetrag für die Einkommensteuer – EUR 9.744,00 für 2021
Freibetrag Gewerbesteuer bei nP und PersG – EUR 24.500,00

Habt Ihr im Gründungsjahr einen Gewinn aus Gewerbebetrieb in Höhe von EUR 9.000,00 und werdet einzeln veranlagt, so fällt weder Einkommensteuer noch Gewerbesteuer an.

Grenze Kleinstunternehmer zu Ust Kleinstunternehmer

Sogenannte Kleinunternehmer-Regelgung § 19 UStG – Kleinunternehmer ist: Wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 22.000 Euro hat UND im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 50.000 (“Prognosewert”) Euro hat – “Prognosewert” -> Prognose zu Beginn des Kalenderjahres, Aufstellung nach Bestem Wissen und Gewissen dieser Werte (Nachvollziehbare Planungen), Überschreitung während des laufenden Jahres unschädlich! Sprich: Umsatz erstes Kalender jahr bei Beginn der Tätigkeit zum 01.01. entspricht EUR 15.000,00 – Planung für 2. Kalenderjahr bei EUR 45.000 – tatsächliche Einnahmen EUR 60.000,00 heißt -> im dritten Jahr ist Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen und eine umsatzsteuerliche Voranmeldung abzugeben.

Beachte: Bei Aufnahme der Tätigkeit innerhalb eines Jahres, so ist der voraussichtliche Umsatz auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden

Besonderheit: Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung § 19 Abs. 2 UStG – Bindung für 5 Jahre

KONSEQUENZEN Inanspruchnahme (vgl. auch §19 Abs.1 S.4 UStG):
KEIN Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG,
KEIN gesonderte Ausweis der Steuer in einer Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 UStG,
KEINE Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 4 Nr. 1 a) i.V.m. § 6a UStG,
KEIN Verzicht auf Steuerbefreiungen gemäß § 9 UStG sowie
KEINE ​Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in einer Rechnung gemäß § 14 a UStG.

ACHTUNG: auch Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben und ggf. auch Umsatzsteuer abführen (ohne Vorsteuerabzug), Beispiel: Bezug einer sonstigen Leistung aus dem EU Ausland (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfänger); Überschreitung der Erwerbsschwelle (EUR 12.500,00) bei innergemeinschaftlichen Erwerben (Bsp. “Adobe”)

Preisdefinition für Kunden wenn Sprung von Kleinstunternehmer auf Ust Kleinstunternehmer. Die Grenze ist HART, daher ist die USt bei der Preisdefinition frühzeitig zu berücksichtigen.

Legaldefinition – § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG “Entgelt ist alles, was den Wert der Gegenleistung bildet, die der leistende Unternehmer vom Leistungsempfänger oder von einem anderen als dem Leistungsempfänger für die Leistung erhält oder erhalten soll, einschließlich der unmittelbar mit dem Preis dieser Umsätze zusammenhängenden Subventionen, jedoch abzüglich der für diese Leistung gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer.”

Muss ich Produkte, die ich teste von Produktfirmen versteuern?

Kommt darauf an, Wert der Ware < EUR 10,00 – sog. Streuartikel, keine Besteuerung – Wert > EUR 10,00 kann der “Schenkende” die Ware pauschal mit 30% versteuern – dann ebenfalls keine Versteuerung (ACHTUNG: Pauschalbesteuerung bestätigen lassen (§ 37b EStG)) – Rücksendung der Ware nach Test – ebenfalls keine Versteuerung

Was passiert, wenn mein Kunde aus AT/CH meinen zB Onlinekurs kauft? Was bedeutet das steuerlich für mich?

Es handelt sich um Einnahmen – einkommensteuer-/gewerbesteuer- und umsatzsteuerpflichtig; ACHTUNG Umsatzsteuer: Differenzierung zwischen B2B und B2C – Besonderheiten beim Ort der Leistung und somit auch bei dem Ausweis von Umsatzsteuer, sofern kein Kleinunternehmer – Stichwort OSS-Verfahren

Fahrtkosten:

• bin ich frei darin, wieviel ich dafür vom Kunden verlange? Muss es eine Kilometerpauschale sein, kann ich meine Zeit in Rechnung stellen, was geht – was nicht
• Darf ich dem Kunden nur meine tatsächliche Fahrtzeit in Rechnung stellen? Angenommen ich fahr hinterher noch zu einer Freundin um die Ecke
• muss ich ein Fahrtenbuch schreiben in einem Buch? Was ist mit Apps? Was muss? was kann?

Bei der Weiterbelastung von Kosten seid Ihr grundsätzlich frei in der Entscheidung. Das Thema Fahrtenbuch ist differenziert zu betrachten: Auto ist Betriebsvermögen und Auto ist Privatvermögen.

Ist das Auto im Privatvermögen, so könnt Ihr pauschal EUR 0,30 pro geschäftlich gefahrenen Kilometer in Eurer Steuerekrlärung in der Anlage EÜR Zele 84 Kennziffer 147 eintragen. Diese gefahrenen Kilometer sind nachzuweisen, ob das nun anhand der geschriebenen Angebote / Rechnungen zu Kunden sind und der errechneten km oder ob Ihr für solche Sachen ein “Fahrtenbuch” führt ist Euch überlassen, letzteres ist zu Beweiszwecken nicht verkehrt. Mit der Pauschale sind ALLE Kosten abgegolten.

Ist das Auto im Betriebsvermögen so sind alle damit verbundenen Kosten Betriebsausgaben, allerdings müsst ihr den “Privatverbrauch” versteuern. Entweder durch die sog. 1% Methode oder durch ein gesondert geführtes Fahrtenbuch. Bei detaillierte Fragen bitte an Euren Steuerberater oder an mich wenden.

und ich habe eine Frage bekommen, wie das abläuft wenn man mal ein gemeinsames Projekt macht: ob man dann eine GbR gründen muss… also Fremdleistung vs. GbR ist sicherlich noch ein interessantes Thema.

Wenn sich mehrere Personen zusammen tun, dann ist man auch ohne Vertrag grds. Automatisch eine GbR, außer man “schummelt” bei der Abrechnung oder erbringt dennoch Einzelleistungen.

Auf die Rechnung schreiben? Den Kunden direkt zahlen lassen? Was bedeutet durchlaufener Posten?

Das ist grundsätzlich Euch überlassen. Wenn Ihr in Eurem Namen und auf Eure Rechnung Artikel kauft, führt Ihr die weiterverkauften Artikel auf Eurer Rechnung auf (mit oder ohne Preisaufschlag) und belastet dieses mit 19% Umsatzsteuer, sofern Ihr keine Kleinunternehmer seid. Durchlaufender Posten würde bedeuten, Ihr kauft im fremden Namen und auf fremde Rechnung, zahlt dies aber für den Kunden.

Welche Dienstleistungen können Kunden in der StE angeben? Coachings, Aufräumhilfe o.Ä. als Haushaltsnahe DL?

Was muss in der Rechnung stehen, damit er Kunde sie verwenden kann?

Der Kunde kann in seiner Einkommensteuererklärung gem. § 35a EStG unter anderem auch haushaltsnahe Dienstleistungen steuerlich zum Ansatz bringen. Dafür muss eine hinreichende Nähe zur Haushaltsführung bestehen oder damit zusammenhängen, dies sind insbesondere Tätigkeiten die gewöhnlich durch Mitglieder des Haushalts erledigt werden und wofür sich diese Personen dritte suchen. Beispiel sind Reinigungskräfte – sprich, wenn Ihr Beratungen zu Gestaltung der Wohnung erbringt würde ich es eher nicht als haushaltsnahe Dienstleistung sehen, bei der “Ausmisten/Umräumung” des Kleiderschranks schon eher. Im Einzelfall bitte mit dem Steuerberater oder mir im Vorfeld der Rechnungsschreibung abstimmen.

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• der Verpflegungsmehraufwand bei Einsätzen mit Abwesenheit über10 Stunden
• gibt es steuerliche Besonderheiten für Vorträge / Unterricht / Workshops?

Verpflegungsmehraufwand:
Eintägige Reise mehr als 8 Stunden EUR 14,00
Mehrtätige Reise: An- bzw. Abreise Tag EUR 14,00
Mehrtäige Reisen Abwesenheit 24 std. (Zwischentage) EUR 28,00

Ich habe bereits seit Frühjahr 2021 eine Domain, deren Gebühren mir einmal jährlich berechnet werden. Die Kosten im Zeitraum 04-21-08-21 gelten noch als Vorgründungskosten, danach als laufende Business-Kosten.

Sofern Ihr nicht bilanziert, gilt das Zufluss- bzw. Abflussprinzip. Im Jahr der Zahlung / Vereinnahmung sind die Kosten / Einnahme geltend zu machen, beachte die 10 Tagesregel. Für die Gestaltung bzw. Berücksichtigung der bezeichneten “Vorgründungskosten” bitte Rücksprache mit Eurem Steuerberater oder mir. Ein Ansatz ist aber grundsätzlich nicht ausgeschlossen.

Muss ich die Kosten in der EÜR auf 12 Monate splitten und jeweils ein zwölftel angeben oder kann ich die Jahresrechnung in voller Höhe in dem Monat ansetzen, in dem sie fällig wird/gezahlt wird? Gilt dies auch für Software-Lizenzen, die ja auch meist jährlich fällig werden?

Ähnliche Antwort, sofern Ihr nicht bilanziert, Zufluss- / Abflussprinzip. Im Jahr der Zahlung / Vereinnahmung sind die Kosten / Einnahme geltend zu machen, beachte die 10 Tagesregel.

Welche Apps und Premiummitgliedschaften (LinkedIn, Xing) kann ich steuerlich absetzen?
Für Social Media & Designs (Canva, Instories…)
Fachliteratur – Audible, Blinkist…

Alle Aufwendungen (Kosten) die betrieblich veranlasst sind, sind Betriebsausgaben, ggf. ist der Privatanteil herauszurechnen und auch ggf. Umsatzsteuer abzuführen, für die Aufteilung bitte im Vorfeld Euren Steuerberater oder mich ansprechen, die Theorie ist nicht gleich die Praxis.

Wo trage ich meine Honorar-Einnahmen aus selbstständiger Beratungstätigkeit ein?

Unternehmer: Anlage EÜR Zeile 14 Kennziffer 112 für alle die Umsatzsteuer abführen, bitte hier die Nettobeträge eintragen, die vereinnahmte Umsatzsteuer bitte in Zeile 16 Kennziffer 140.

Kleinunternehmer: Bitte die Gesamtumsätze in der Anlage EÜR in Zeile 11 Kennziffer 111 eintragen

Wo trage ich ALG1 bzw. den erhaltenen Gründungszuschuss? In „Angaben zu Lohn-/Entgeltersatzleistungen“?

Grundungszuschuss ist gem § 3 Nr. 2 EStG steuerfrei und unterliegt nicht dem Progressionsvorbehalt, daher bedarf es keiner Aufführung in der Steuererklärung.

Das Arbeitslosengeld ist zwar auch gem. § 3 Nr. 2a EStG steuerfrei, unterliegt allerdings dem Progressionsvorbehalt, es muss im Mantelbogen unter den Entgeltersatzleistungen eingetragen werden.

Wo trage ich erstattete Kosten von Krankenkasse (Bonusheft-Rückzahlung KK und meiner ehemaligen Kfz-Versicherung aus 2021; Rückzahlung erst erfolgt in 2022) und sind jene dann in der 2021er StE einzutragen?

Grundsätzlich sind (private) Krankenkassenbeiträge in der Anlage Vorsorgeaufwand zu erfassen, sofern der Haftpflichtanteil der Kfz-Versicherung Auswirkungen hat, wird dieser unter den sonstigen Vorsorgeaufwendungen auch in der Anlage eingetragen.

Wie splitte ich z. B. Kosten für Büromaterial und muss ich das überhaupt? Grundsätzlich nutze ich alles neu gekaufte Büromaterial primär für meine Firma, aber eben auch mal privat. Gibt es hier einen festen Verteilerschlüssel, weil ich das nicht ausrechnen kann.

Es gibt leider keinen Verteilerschlüssel. “Auch mal privat” ist im Steuerrecht nicht vorgesehen, entweder privat oder betrieblich. Hinsichtlich einer pauschalen Aufteilung, Rücksprache mit Eurem Steuerberater oder mit mir.

In 2020 habe ich einen neuen Laptop gekauft, noch rein privat und ihn zu einem drittel geltend gemacht in der letzten reinen privaten Steuererklärung.

Sofern der Laptop Werbungskosten im vergangenen Jahr war im Rahmen der Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit wird dieser mit dem Teilwert (am besten Restwert, sog. Restbuchwert) in das Betriebsvermögen eingelegt und im Jahr der Einlage zu 100% abgeschrieben, vgl. unten)

Wie mache ich jetzt geltend im Split-Jahr (Im 01.01.21-31.08.21 war ich noch rein Privatier, im Zeitraum 09-12.21 selbstständig.), in 2023 und wo trage ich es in der Steuererklärung ein, denn er ist ja jetzt Firmeninventar?

Einlage in das Betriebsvermögen mit dem Teilwert, heißt, Ihr ermittelt den “Restwert” und dürft die EDV im Jahr der Anschaffung oder Einlage zu 100% absetzen. Dazu auch https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/geaenderte-nutzungsdauer-von-computerhardware-und-software_164_537792.html

Sind Beratungskosten für mein Unternehmen Werbungskosten oder fallen Sie unter eine andere Rubrik steuerlich/in der Steuererklärung? (Graphik-Design-Beratung, Markenberatung, Steuerberatung, Anwaltsberatung…)

Werbungskosten ist ein Begriff für Arbeitnehmer. Für Unternehmer (IHR) sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen (Kosten) Betriebsausgaben, einzutragen in die jeweiligen Felder der Anlage EÜR.

Gilt für Selbstständig auch die Homeoffice-Pauschale, wenn sie von Zuhause aus arbeiten, und wenn ja, wie berechne ich das?

Die Homeoffice-Pauschale kann in den Steuererklärungen für die Kalenderjahre 2020 und 2021 bei Vorliegen der Voraussetzungen zum Ansatz gebracht werden. Maximal 600 EUR könnt Ihr in den Kalenderjahren 2020 und 2021 als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in Abzug gebracht werden, das heißt maximal könnt Ihr 120 Tage à EUR 5,00 geltend machen. Wer darf die Pauschale nutzen? Unternehmer, das sind sowohl die Freiberufler als auch Ihr als Gewerbetreibenden. Arbeitnehmer (also Angestellte) können die Homeoffice-Pauschale auch in Anspruch nehmen (falls Eurer Patner:innen Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit (Anlage N) hat – bitte nicht vergessen). Die Homeoffice-Pauschale ist in § 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 4 EStG festgeschrieben. Über § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG gilt der § 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 4 EStG auch für die Berufsgruppe der Arbeitnehmer.

Voraussetzungen:
Liegt kein häusliches Arbeitszimmer vor (sprich, Ihr habt keinen Raum, der ausschließlich als Büro genutzt wird) oder wird auf einen Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer verzichtet (weil die anteiligen Kosten ggf. geringer sind), kann der Steuerpflichtige für jeden Kalendertag, an dem er seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung ausübt und keine außerhalb der häuslichen Wohnung belegene Betätigungsstätte aufsucht, einen Betrag von 5 EUR abziehen, höchstens 600 EUR im Wirtschafts- oder Kalenderjahr.

ACHTUNG:
Die Homeoffice-Pauschale wird bitte von Euch als Gewerbetreibende in der Anlage EÜR in der Zeile 70 Kennziffer 172 eingetragen (Anlage EÜR für 2021).

Beachtet:
Habt Ihr ein Zimmer, welches ausschließlich als Büro genutzt wird, können die anteiligen Kosten geltend gemacht werden (vgl. unten). Passt aber bitte bei Eigentum auf! Sofern Ihr dort anteiligen Kosten geltend macht, wird das Büro (der Keller oder was auch immer Ihr nutzt) zwingend Betriebsvermögen. Insbesondere bei Aufgabe Eurer Tätigkeit wird aus dem Betriebsvermögen wieder Privatvermögen und die Entnahme muss zum sog. Teilwert (Marktwerkt) entnommen werden. Heißt, bei gestiegenen Immobilienpreisen versteuert Ihr etwas, ohne dafür Geld zu erhalten. Bitte sprecht hier im Detail mit Eurem Steuerberater oder mit mir, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Wo trage ich anteilige Mietkosten für meinen in der gemieteten Wohnung vorhandenen und ausschließlich als Firmenbüro genutzten Raum in der Steuererklärung ein und kann ich sämtliche Kosten absetzen oder gibt es Ausnahmen?

Die angesprochenen Mietkosten tragt Ihr bitte auch in der Anlage EÜR in der Zeile 70 Kennziffer 172 ein (Anlage EÜR für 2021). Falls Ihr Euch bei Dritten ein Büro/raum mietet, so sind diese Kosten bitte auch in der Anlage EÜR einzutragen, allerdings in Zeile 46 Kennziffer 150.

Kann ich sowohl Kontoführungs- und Kapitalgebühren (z. b. bei hohem Kapitalstand auf Girokonto) meines Geschäfts- als auch meiner Privatkonten voll absetzen? Gibt es hier Besonderheiten?

Die Gebühren für das Geschäftskonto sind Betriebsausgaben. Verwahrentgelt bei hohem Kontostand des Geschäftskontos fallen auch darunter. Privatkonten sind wie der Name schon verrät – Privat – daher kein Abzug! Von Gestaltungen bei hohem Kontostand auf dem Privatkonto, dieses Geld auf das Geschäftskonto zu überweisen, um so die Kosten für das Verwahrentgelt steuerlich geltend zu machen ist eher abzuraten.

Wo trage ich in der Steuererklärung ein, wenn ich einen Betrag freiwillig in die gesetzl. RV eingezahlt habe zur AV-Aufstockung? Als Selbstständige bekomme ich ja keine Lohnsteuererklärung mehr. (Im Punkt: Beiträge anderer Personen – z. B. Rentner und freiwillig gesetzlich versicherten Selbstzahlern)?

Das kommt leider darauf an, welche Art der Altersvorsorge bzw. Rente abgeschlossen worden sind. Grundsätzlich enthält der Versicherungsvertrag hinweise dazu. Bitte im Detail mit Eurem Steuerberater oder mit mir klären.

Welche Kapitalerträge unterliegen nicht dem Steuerabzug? Unterscheidet die Steuer zwischen privaten und geschäftlichen Kapitalerträgen? Ich plane an sich nicht die Anlage KAP abzugeben, da meine Zinserträge viel niedriger sind als die 801 Euro-Grenze.

Die Kapitalerträge sind abschließend in § 43 EStG genannt, der Steuersätze in § 43a EStG. Eine gute Übersicht findet Ihr unter: https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/kapitalertragsteuer_idesk_PI20354_HI2345634.html

Falls Ihr plant Kapitalanlagen im Betriebsvermögen anzuschaffen sind an dieses strengere Voraussetzungen geknüpft – bitte im Detail mit dem Steuerberater oder mit mir abstimmen. Grundsätzlich werden die Einkünfte dann aber umqualifiziert und sind folglich Einkünfte aus Gewerbebetrieb mit allen Konsequenzen (§ 20 Absatz 8 EStG), sprich Einkommensteuer mit dem persönlichen Steuersatz sowie Gewerbesteuer, ggf. ist bei einigen Einkünften auch das Teileinkünfteverfahren zu beachten.

Kann ich eine Zertifizierung steuerlich absetzten? Die Kosten bei internationalen Zertifizierer bewegen sich um die 4k+ €, dazu kommen aber auch noch Flug-, Übernachtungskosten.

Betrieblich veranlasste Aufwendungen (Kosten) sind grds. Definiert als Betriebsausgaben. Flug-/ Fahrt- und/oder Übernachtungskosten sind Nebenkosten dazu. Solange Ihr begründen und Nachweisen könnt, dass keine privaten Kosten vorliegen, sind diese Kosten Betriebsausgaben. Beweisen kann man das insbesondere durch Anwendung gelernter Methoden und dem Nachweis der Einnahmen.

Welche Alternativen gibt es zu DATEV?

Insbesondere Lexoffice, Sevdesk, FastBill, Sage50. Es muss Euch im Einzelfall gefallen im Handling. Viele bieten Probeversionen an, testet und entscheidet dann.

GoBD-konforme elektronische Archivierung von Unterlagen (Rechnungen, Verträge…) – wie muss diese genau aussehen?
Muss man eine eigene Dokumentenverwaltungssoftware (GoBD-konform) haben oder reicht eine Archivierung auf einer externen Festplatte / Laufwerk / in einer Cloud aus? (Stichwort „Unveränderbarkeit“)

Hinsichtlich der zu empfehlenden sonstigen Programme kann ich bei bestimmten Programm im Detail nach Rücksprache Auskunft geben.