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Legal FAQs

Jennifer 3. März 2024

Alle Fragen wurden beantwortet durch RA Lars Rodenbach, https://www.dumke-rodenbach.de/. Es wurden keine Änderungen von Seiten OrgART vorgenommen. Diese FAQs sind ein OrgART Produkt (eine Marke der HomesickBox GmbH) und sind nur zur Nutzung durch Personen bestimmt und freigegeben, die das Produkt “Legal Open Hour” käuflich erworben haben.

Stand: 16.02.2022

AGB

Ab wann brauche ich AGB?

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nur dann nicht erforderlich, wenn Ihnen entweder die gesetzlichen Regelungen des BGB und HGB genügen oder Sie alle Regelungen abschließend in schriftlichen Einzelverträgen treffen. Die meisten Kleinunternehmen im Dienstleistungsbereich verwenden keine AGB. AGB sind sinnvoll, wenn Sie nicht mit schriftlichen Verträgen arbeiten wollen, sondern (inhaltlich möglichst kurze) Angebote und Auftragsbestätigungen verwenden möchten. In diesem Fall kann es einfacher zu handhaben sein, die wesentlichen Bedingungen, die für alle Kunden gelten sollen, z.B. die Fälligkeit, in AGB “auszulagern”.

Angebotsprozess B2C – Angebot

Wie verbindlich ist es?

 Das hängt von der Formulierung ab. Je nach Formulierung können die Leistungen abschließend festgelegt werden (Unbedingte Beauftragung, z.B. “Gestaltung neue Garderobe” oder “3 Beratertage”) oder nur ein “Rahmenvertrag” geschlossen werden, der zwar verbindlich die Bedingungen regelt, aber noch keinen Auftrag enthält. Preise können als Festpreis (“1.000 Euro fix”), als Tages- oder Stundensätze oder nur als Kostenvoranschlag angegeben sein. Von einem Kostenanschlag darf um höchstens 30 % nach oben abgewichen werden.

Was muss grundsätzlich rein?

 Vertragsparteien, Leistungszeit, Leistungsbeschreibung (möglichst genau), Leistungsort, Preise, Angaben zu Auslagen (z.B. Reisekosten) und Umsatzsteuer (einschließlich oder ausschließlich), Fälligkeit der Bezahlung, Datum des Angebots, ggf. eindeutiger Hinweis auf etwaige allgemeine Geschäftsbedingungen und Ausschluss allgemeiner Geschäftsbedingungen des Auftraggebers. Die AGB müssen beigefügt werden.

Ist es vor jedem weiteren Termin erforderlich?

Das kommt auf das Angebot an. Besteht einmal ein Rahmenvertrag – ggf. auch durch Angebot und Annahme – muss vor einzelnen Terminen nur noch der Einzelauftrag angeboten und angenommen werden.

Beispiel: Ich habe ein Angebot für einen Wohnbereich abgegeben (Pauschalangebot). Nach erfolgter Umsetzung bucht die Kund direkt einen neuen Termin für einen anderen Wohnbereich. Gleich am übernächsten Tag. Keine Pauschale, sondern 3 Stunden. Ist hier ein neues Angebot erforderlich?

Natürlich, weil die Vergütungsstruktur abweicht.

Angebotsprozess B2C – Vertrag

Wenn ich ein Angebot geschrieben habe, ist dann ein zusätzlicher Vertrag notwendig?

Ein Vertrag besteht rechtlich aus Angebot und Annahme. Beide können aber auch in einem gemeinsamen Schriftstück festgehalten werden, das im Volksmund meist “Vertrag” genannt wird. Aus Beweisgründen empfiehlt sich immer der Abschluss eines solchen einheitlichen Vertrages.

Welche Punkte müssen grundsätzlich rein?

Wie oben beim Angebot. Hinzu kommt lediglich die Annahmeerklärung des Auftraggebers.

Kann uns ein Muster (über OrgART) zur Verfügung gestellt werden, welches zu uns passt.?

Natürlich ist das möglich, aber abhängig von den Leistungen gibt es möglicherweise kein auf jede Tätigkeit leicht übertragbares Muster. Generell ist zu empfehlen, vor Aufnahme der Tätigkeit einmalig ein individuelles “Muster” für die eigene Tätigkeit von einem Rechtsanwalt gestalten oder zumindest prüfen zu lassen.

Inkl. Fotoverwendung usw.? Wir müssen ja zwingend Vorher Bilder machen, um ein Ordnungssystem zu erstellen.

Die Anfertigung von Bildern ist bereits Bestandteil der Tätigkeit. Wenn Kunden zur Angebotserstellung Lichtbilder übersenden, dürfen diese natürlich von Ihnen gespeichert und verwendet werden. Bitte denken Sie daran, bei der ersten Kontaktaufnahme jedem Interessenten eine Datenschutzbelehrung zuzusenden und sich deren Einwilligung erteilen zu lassen.

Was muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwingend enthalten? Gibt es vertrauenswürdige Muster?

Die Auftragsverarbeitung ist ein Spezialbegriff aus dem Datenschutzrecht. Eine brauchbare Vereinbarung stellt Google jedem Kunden kostenfrei zur Verfügung betreffend die Auftragsdatenverarbeitung durch Google. Diese können Sie ggf. anpassen. Grundsätzlich sollten Ihre Dienstleister Ihnen die Vereinbarung zur Verfügung stellen und Sie sollten diese durch einen Anwalt prüfen lassen.

Bei reinem Online-Coaching über WhatsApp oder Zoom – was muss man bei der Vertragsgestaltung beachten?

Hierfür müssen Sie keine Besonderheiten beachten, außer, dass bei Zustandekommen des Vertrages außerhalb Ihrer Räume ein Widerrufsrecht Ihrer Kunden besteht. Darüber müssen Sie ordnungsgemäß belehren und sich diese Widerrufsbelehrung unterzeichnen oder über ein geeignetes Websystem nachweisbar bestätigen lassen. Sie sollten das gesetzliche Muster ohne Änderungen verwenden.

Angebotsprozess B2C – Fotos

Muss ich Bilder die lediglich Körbe im Schrank zeigen mit eventuell leicht ersichtlichen Kleidungsstücken vom Kunden zur Verwendung freigeben lassen?

Wenn Sie einmal eine Einwilligung in die Datenspeicherung, -bearbeitung und -verwendung von Ihren Kunden vorliegen haben, können Sie diese für den jeweiligen Kunden auch solange verwenden, bearbeiten, speichern usw., wie dieser Kunde der Verwendung nicht widerspricht.

Gibt es hier ein Musterformular (über OrgART).

Abhängig von Ihrer Tätigkeit ist es natürlich möglich, eine datenschutzrechtliche Einwilligung und Belehrung aufzusetzen.

Angebotsprozess B2C – Stundenzettel

Bin ich verpflichtet vor Ort zusätzlich anfallende Stunden, die im Angebot nicht vereinbart waren, zusätzlich zur mündlichen Kommunikation schriftlich festzuhalten?

Wenn Sie zusätzliche Arbeit leisten, für die nicht vor dieser Tätigkeit eine Vergütung vereinbart wurde, haben Sie dafür keinen Vergütungsanspruch. Sie können natürlich vor Ort eine Zusatzbeauftragung vereinbaren. Dies sollte vor Ort schriftlich erfolgen.

Angebotsprozess B2C – Rechnung

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:
– den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
– Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
– Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
– Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach einzelnen Steuersätzen aufgeschlüsselt
– Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
– anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
– erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Außerdem ist auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen.
– Ausstellungsdatum der Rechnung
– fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
– bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
– Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG.“
– Bei Lieferungen/Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Bitte lassen Sie Ihre Rechnung unbedingt individuell durch Ihren Steuerberater prüfen.

Handelsrechtlich ist außerdem jeder Kaufmann verpflichtet, der Ort des Sitzes des Handelsgewerbes, die persönlich haftenden Gesellschafter, den/die Geschäftsführer, die Geschäftsanschrift gemäß Handelsregister, das Registergericht und die Handelsregisternummer anzugeben.

Empfehlungen zum Mahnungsverfahren, wenn Kunden versäumen, meine Rechnung zu bezahlen.

Hierzu gibt es keine eindeutige Empfehlung. Rechtlich kann eine Mahnung entbehrlich sein, wenn bereits auf der Rechnung ein eindeutig bestimmbarer Zeitpunkt angegeben ist, z.B. ein Datum oder “14 Tage nach Rechnungsdatum”. Hierfür genügt nicht die Angabe “nach Erhalt der Rechnung”, weil dieser Zeitpunkt nicht bestimmbar ist. Fehlt eine solche Angabe, bedarf es einer (formfreien) Mahnung oder Zahlungsaufforderung. Zahlt der Kunde dann nicht zur Fälligkeit (also zum angegebenen Zeitpunkt), können Sie danach:

– einen Rechtsanwalt mit der Durchsetzung Ihrer Forderung beauftragen;

– selbst einen Mahnbescheid beantragen, jedoch bitte nur über https://www.online-mahnantrag.de/

– unmittelbar selbst oder vertreten durch einen Rechtsanwalt klagen. Bei Forderungen ab 5.000 Euro müssen Sie einen Rechtsanwalt beauftragen (Anwaltszwang).

Sobald Sie einen Titel vorliegen haben (Vollstreckungsbescheid im Mahnverfahren oder Urteil eines Gerichts), können Sie oder ein Rechtsanwalt einen Gerichtsvollzieher oder (bei Pfändung von Forderungen oder Vollstreckung in Grundstücke) das Vollstreckungsgericht mit der Zwangsvollstreckung beauftragen. Die Vollstreckungskosten sind eher gering.

Angebotsprozess B2C – Beim Kunden

Wenn ich mit einem Kunden ausmiste und er etwas von sich aus wegwirft, im Nachhinein jedoch diesen Gegenstand gerne behalten hätte: Wer haftet in so einem Fall nach einem Ordnungscoaching, wenn eine Reklamation kommt?

Rechtlich haften Sie nicht, wenn der Kunde eingewilligt hat, die Gegenstände wegzuwerfen. Der Kunde muss zudem beweisen, dass er den Gegenstand nicht wegwerfen wollte bzw. dass und aus welchem Grund er ein Verschulden bei Ihnen sieht.

Anmerkung: Ich hinterfrage diese oft spontane Wegwerfaktion während des Coachings, damit der Kunde nochmals drüber nachdenkt. Letztlich entscheidet der Kunde.

Es ist sicherlich sicherer und besser, die Gegenstände zunächst lediglich gemeinsam auszusortieren, dies zu dokumentieren mit einer Liste oder Lichtbildern, und es dem Kunden zu überlassen, ob und welche Gegenstände er letztlich in Ihrer Abwesenheit wegwerfen möchte.

Angebotsprozess B2C – DSGVO

Meine Kunden brauchen oft Unterstützung beim Ablage ihrer Unterlagen machen, wie dem sortieren und organisieren, einordnen der Unterlagen. Hier sehe ich ja empfindliche Daten der Kunden, wie Gehaltsabrechnung, Mahnungen, diverse Bescheide, Rentenunterlagen, etc. Wie kann ich mich hier absichern, dass ich den Datenschutz einhalte und dem Kunden versichere, dass ich darüber Verschwiegenheit bewahre?

Zur Verschwiegenheit sind Sie ohnehin verpflichtet. Dies ergibt sich bereits aus dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung.

Muss ein Aktenschrank abschließbar sein? Ich finde aber keine Checkliste der DSGVO, welche Kriterien ein solcher Schrank erfüllen muss.. Reicht es, dass er abschließbar ist oder muss er ein bestimmtes Material haben zwecks Brandschutz etc.

Dafür gibt es keine besondere gesetzlichen Vorgaben. Die DSGVO und das Datenschutzgesetz sind insoweit bewusst unbestimmt formuliert. Die Anforderungen finden sich im Wortlaut in Art. 32 DSGVO. Bestimmte Materialanforderungen ergeben sich daraus nicht. Ein einfaches Schloss sollte aber vorhanden sein.

Wie sicher müssen Kundendaten (analog und digital) aufbewahrt werden? Reicht bei digitaler Aufbewahrung allein das Windows-Passwort? Oder muss Ordner mit Daten separat gesichert werden? Gibt es Tipps dazu zB Cloud Speicherung (Dropbox/OneDrive etc.)? Was ist mit analoger Aufbewahrung?

Die DSGVO trifft hierzu keine bestimmte Aussage. Nach Art. 29 DSGVO sind folgende Maßnahmen vorgeschrieben: die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Das heißt, die gespeicherten Daten müssen verschlüsselt oder pseudonymisiert gespeichert werden. Für eine Verschlüsselung genügt das Windows-Passwort nicht, da es lediglich den Zugang sichert, aber nicht die Daten verschlüsselt. Windows ab Version 10 und der “Pro”-Version bietet aber kostenfrei die Möglichkeit, den gesamten Datenträger mit der integrierten “Bitlocker”-Verschlüsselung zu sichern. Dies genügt den Anforderungen der DSGVO. Zusätzlich müssen Sie ein sicheres Passwort verwenden, dieses regelmäßig ändern, und Ihre Daten sichern (z.B. auf Sicherungsmedien wie Kassetten, Festplatten usw. oder online). Welche Online-Dienste diesen Anforderungen genügen, ist umstritten. Grundsätzlich dürfen Sie Ihre Daten nicht außerhalb der EU sichern. Dropbox, Microsoft und Amazon behaupten sämtlich, die DSGVO einzuhalten (z.B. https://www.dropbox.com/de/security/GDPR ). Datenschützer bewerten dies gelegentlich in öffentlichen Äußerungen anders. Mir ist allerdings kein Fall bekannt, in dem die Nutzung eines dieser Dienste zu einem Bußgeld geführt hätte. Auch deutsche Firmen bieten eine Sicherung an, die aber meist nicht so komfortabel ist wie die Dienste von Microsoft oder Dropbox. Genauso eingeschränkt ist die Nutzung von Microsoft 365 – also “Office” – zu bewerten. Landesdatenschützer haben sich dahingehend geäußert, der Dienst verstoße gegen die DSGVO. Microsoft sieht dies anders und hat mitgeteilt, 365 sei vollständig mit der DSGVO vereinbar.

Ist die Übergabe einer schriftlichen Datenschutzerklärung gegenüber einer Neukundin rechtlich erforderlich oder reicht der Zugriff über die Webseite?

Nein, der Zugriff genügt nicht. Sie müssen nachweisbar darüber belehrt haben. Wir empfehlen, eine unterzeichnete Einwilligung einzuholen, auch, wenn rechtlich eine nachweislich erfolgte Belehrung genügt.

Online Coachings/Aufzeichnungen: sind Zoom, WhatsApp, Instagram erlaubt? Was muss Datenschutztechnisch beachtet werden?

Whatsapp und Instagram verstoßen nach Ansicht fast aller Datenschützer gegen die DSGVO, genauso wie alle anderen Dienste von “Meta” (vormals “Facebook”). Dasselbe gilt für die meisten Dienste von Alphabet (“Google”). Damit ist natürlich gemeint, dass Sie die Dienste nicht zur Speicherung und Verarbeitung von Daten nutzen dürfen; mit Werbung, die Sie selbst dort schalten, hat dies nichts zu tun. “Zoom” ist dagegen in der bezahlten Version m.E. stets mit der DSGVO vereinbar, da nur Server in Finnland genutzt werden, also innerhalb der EU; nach meiner Kenntnis weicht Zoom in der kostenfreien Version auch auf Drittlandsserver aus. Für den Dienst “Teams” gilt dasselbe wie oben zu “365” und “OneDrive”; Microsoft behauptet Konformität mit der DSGVO. Grundsätzlich benötigen Sie für die Aufzeichnung die Zustimmung der Teilnehmer. Die Programme von Zoom fordern diese Zustimmung automatisch von den Teilnehmern an. Ich empfehle Ihnen, die Zustimmung zusätzlich zu dokumentieren, etwa, indem Sie zu Beginn der Aufzeichnung nochmals darauf hinweisen und alle Teilnehmer nochmals mündlich zustimmen. Denken Sie daran, dass Sie allen Teilnehmern zudem – wie schon oben dargestellt – eine Belehrung (besser: Einwilligung) übersandt haben müssen.

Mit welchen Strafen ist bei Nichteinhaltung zu rechnen? Wie wahrscheinlich ist es, dass man „kontrolliert“ / „erwischt“ / angezeigt wird?

Für Verstöße gegen die DSGVO sind sehr hohe Bußgelder vorgesehen. Naturgemäß kann ich nicht einschätzen, wie hoch die Kontrolldichte und das Risiko ist, “erwischt” zu werden. In unserer Mandantschaft hat es jedoch noch nie eine Kontrolle gegeben. Die Datenschutzbehörden konzentrieren sich (bisher!) allgemein eher auf größere Unternehmen.

Welche Informationen muss man jemandem geben, der sich für den Newsletter anmeldet? Reicht ein einfacher Hinweis oder muss die Kenntnisnahme z. B. durch eine Checkbox bestätigt werden?

Wenn Sie einen Newsletter anbieten – oder auf andere Weise Nutzer regelmäßig anschreiben möchten, z.B. mit Werbung oder Informationsschreiben – müssen Sie das sogenannte “Double-Opt-In-Verfahren” nutzen. Das heißt, Sie müssen zunächst den Nutzer über den Datenschutz und die Datenverarbeitung informieren. Dies können Sie auf Ihrer Internetseite tun, indem Sie bei Aufruf der Seite eine ausdrückliche Einwilligung einholen (sog. Cookie-Banner). Es empfiehlt sich, hierfür sogenannte Consent-Tools zu nutzen, also Software, die diese Einwilligung automatisch einholt und speichert. Idealerweise beauftragen Sie eine Werbeagentur mit der datenschutzkonformen Einrichtung und Darstellung. Zusätzlich müssen Sie dem Nutzer, der auf der Website z.B. per Formular seine E-Mail-Adresse eingegeben und seinen Wunsch, den Newsletter zu erhalten, angegeben hat, nach Erhalt der Anmeldung eine Nachricht (meist E-Mail) schicken, in der der Nutzer ein zweites Mal bestätigen muss, dass er dies auch wirklich möchte. Schließlich müssen Sie in jedem Newsletter einen Link zur Abmeldung aufnehmen.

In Österreich und Frankreich gibt es bereits Judikate, dass die Verwendung von Google Analytics nicht der DSGVO entspricht und rechtswidrig ist. Wie ernst muss man das nehmen? Sollte man hier zeitnah reagieren und eine Alternative finden oder ist damit zu rechnen, dass das „heißer gekocht als gegessen wird“?

In Deutschland gibt es hierzu bislang keine Entscheidungen. Allerdings wird demnächst damit gerechnet. Eine zutreffende objektive Darstellung finden Sie hier: https://www.heise.de/news/Oesterreichs-Datenschutzbehoerde-Google-Analytics-verstoesst-gegen-die-DSGVO-6326506.html Angesichts der Rechtsunsicherheit raten wir derzeit vom Einsatz von Google Analytics ab. Wenn Sie dennoch Google Analytics unbedingt einsetzen möchten, lassen Sie sich bitte individuell beraten. Gegebenenfalls setzen Sie eine Alternative ein.

Angebotsprozess B2C – Beratungsleistung

Während meines Ordnungscoachings gebe ich meinen Kunden Tipps zur zukünftigen Organisation und was sie ändern können, um die neue Ordnung zu halten. Ich kann natürlich keine Gewähr übernehmen, dass der Kunde alles richtig über längere Zeit umsetzt.Wie kann ich mich hier absichern für den Fall, dass der Kunde etwas falsch umsetzt, es deshalb nicht funktioniert und im Nachhinein behauptet ich hätte ihm das so gesagt? Anmerkung: Ich sende meinen Kunden nach einem Ordnungscoaching eine schriftliche Ausarbeitung des Coachings zu mit den besprochenen, wesentlichen Inhalten.

Das gehört auch nicht zu Ihrem Auftrag.

Durch Dokumentation Ihrer Beratungsempfehlungen. Am besten halten Sie Ihre Beratungsempfehlungen schriftlich (bzw. in Textform, also ggf. auch digital) fest und senden sie an Ihren Kunden.

Angebotsprozess B2B

Allgemein: Wie unterscheidet sich eine Vertragsverabredung mit einem Privat – oder einem Firmenkunden?

Gegenüber Unternehmen im Sinne des § 14 BGB sind Unternehmer nicht verpflichtet, faire Verträge abzuschließen. Die Beschränkungen der §§ 305 Abs. 2 und 3, 308 Nr. 1 und 2-9 und 309 BGB, die zahlreiche Beschränkungen der Vertragsfreiheit enthalten, finden bei Verträgen zwischen Unternehmen keine Anwendung. Steuerlich ist für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer die Umsatzsteuer abzugsfähig und wir diesen vom Finanzamt erstattet. Sie können also ggf. höhere (Netto-)Preise vereinbaren.

Ich werde demnächst in einer Firma ein Ordnungskonzept integrieren, auch bei den Mitarbeitern zu Hause im Home – Office. Woraus ist hier zu achten?

Im “Home Office” benötigen Sie von jedem Mitarbeiter eine gesonderte datenschutzrechtliche Einwilligung. Auch muss der Mitarbeiter Ihnen überhaupt gestatten, seine Räume zu betreten, Unterlagen durchzusehen usw.; er ist dazu, auch arbeitsrechtlich, weder Ihnen noch seinem Arbeitgeber gegenüber, nicht verpflichtet, wenn nicht eine gesonderte Vereinbarung mit dem Arbeitgeber dies regelt.

Vorsicht gilt bei sogenannten Telearbeitsplätzen, das sind Arbeitsplätze für die Heimarbeit, die vom Arbeitgeber bezahlt und eingerichtet werden. Diese unterliegen strengen Regulierungen u.a. durch die Berufsgenossenschaften und können und dürfen meist nicht anders gestaltet werden, als dies in diesen Regulierungen und Vorschriften, deren Umfang diese Folien und diese Veranstaltung bei weitem sprengen würde, geregelt sind. Geregelt sind darin u.a. Position, Breite und Höhe von Tischen, Bildschirmen, Beleuchtung usw., Abstände und Winkel zu Fenstern und Türen, sowie Art und Bauweise (Größe und Material) von Stühlen, Tischen usw.

Marketing – Social Media

Unternehmen, die über WhatsApp Werbung machen: Das wollte ich auch starten. Da kam bei mir die Frage, wie das rechtlich aussieht, ob das so läuft wie bei Instagram. Also der User, der es sich ansehen möchte kann das tun ansonsten weiterscrollen… oder ob man sich da eine Erlaubnis holen muss, weil man ja da explizit den Kontakt hat mit Handynummer etc. und inwieweit man das verschriftlichen muss, was den Datenschutz angeht.

Wenn Sie bestehenden Kunden Werbung schicken möchten, benötigen Sie dafür eine gesonderte Einwilligung. Ob eine solche Einwilligung bei Nutzung von Diensten des “Meta”-Konzerns (früher: “Facebook”) wie Whatsapp, Instagram, Pinterest usw. datenschutzrechtlich überhaupt möglich bzw. wirksam ist, ist umstritten, weil dies die Mitgliedschaft des Kunden in diesen Diensten erfordert und diese Dienste seit einigen Jahren nicht mehr den europäischen Datenschutzerfordernissen genügen (Die Dienste enthalten alle eine in den Vereinigten Staaten zwingende Zugriffsmöglichkeit für dortige Geheimdienste und Polizeibehörden, die nach europäischem Datenschutzrecht rechtswidrig ist). Wenn Sie die DIenste also nutzen möchten, müssen Sie dieses Risiko eingehen wollen.

Wenn ich a) Affiliate Marketing und b) Produktwerbung auf SM Kanälen betreibe, was muss ich rechtlich beachten? Einige schreiben auf Instagram z.B. {unbezahlte Werbung}, wenn Sie irgendwelche Ordnungssysteme empfehlen. Ist es notwendig?

Sie sind verpflichtet, in Medien aller Art darauf hinzuweisen, wenn Beiträge jeglicher Art Werbung enthalten, aber nicht eindeutig als solche erkennbar sind. Wie Sie das tun, ist Ihnen überlassen. Dafür kommt etwa der Hinweis “Werbung” oder “Werbesendung” in Betracht. Wenn Sie lediglich fremde Ordnungssysteme objektiv bewerten, ist Ihnen das hingegen ohne Hinweise gestattet. Sie müssen dann lediglich darauf hinweisen, ob und welche Gegenleistung Sie dafür erhalten haben, etwa den häufigen Hinweis “Das Ordnungsystem wurde uns vom Hersteller kostenfrei zur Verfügung gestellt” oder ähnlich.

Markenrecht

Wie kann ich meinen Firmennamen und Logo schützen lassen und mit welchen Kosten wäre es verbunden?

Wenn Sie ein Handelsgewerbe betreiben, ist Ihr im Handelsregister eingetragener Name im jeweiligen Registerbezirk geschützt. Darüber hinaus können Sie Ihre Handelsfirma oder – wenn Sie kein Handelsgewerbe, sondern nur ein kleineres Unternehmen betreiben – Ihre Unternehmensbezeichnung als “Marke” schützen lassen. Damit können Sie einen Rechtsanwalt oder einen Patentanwalt beauftragen oder die Markenanmeldung vergleichsweise unkompliziert unter https://www.dpma.de/marken/anmeldung/index.html selbst vornehmen. Sie können auch Ihr Logo schützen lassen als Bildmarke oder Ihr Logo in Verbindung mit Ihrer Firma/Unternehmensbezeichnung als “Wortbildmarke” auf obiger Seite schützen lassen. Die vorgenannten Schutzformen können Sie auch kombinieren und sich etwa Ihren Firmennamen, Ihr Logo, die Verbindung von beidem gleichzeitig schützen lassen. Genauso können Sie auch einzelne Produkte Ihres Unternehmens und deren Logos oder Namen schützen lassen. Sie sollten zuvor unbedingt prüfen, ob in derselben Branche der gewünschte Name bereits geschützt ist (ebenfalls beim DPMA: https://www.dpma.de/marken/markenrecherche/index.html ; eine Videoanleitung zur Recherche findet sich dort ebenfalls). Darüber hinaus können Sie auch die Erscheinungsform von industriell oder handwerklich hergestellten Erzeugnissen, zum Beispiel von Bekleidung, Möbeln, Fahrzeugen, Stoffen, Ziergegenständen oder grafischen Symbolen schützen lassen als Design, ebenfalls beim DPMA.

Mein Account-Name ist nirgendwo in Europa eingetragen. Habe aber in den USA eine Firma gefunden (Domain www.xyz.com), beim amerikanischen Marken- und Patentamt habe ich zu diesem Unternehmen keinen Eintrag gefunden. Darf ich meinen Namen bei Gründung nun benutzen und könnte jetzt schon die Website www.xyz.ch sichern oder riskiere ich Ärger?

Die Existenz einer Domain irgendwo auf der Welt trifft leider keine rechtliche Aussage darüber, ob Sie diese Domain als Marke und/oder Unternehmensbezeichnung oder als Domain unter einer anderen TLD (Endung wie .de, .eu usw.) nutzen dürfen. Zur Rechtslage in den USA (Geltungsbereich der .com-Domains) und der Schweiz (.ch) können wir nichts sagen, da wir deren Rechtsordnungen diesbezüglich nicht ausreichend kennen.

Der Begriff „Coach“ ist geschützt. Wer darf sich so nennen?

Der Begriff des “Coach” ist nach unserer Kenntnis nicht geschützt. Jeder darf sich als solcher bezeichnen und bedarf dafür weder einer Erlaubnis noch einer bestimmten Ausbildung.

Inwiefern darf man Bilder/Grafiken/Elemente aus Canva im Rahmen der kostenfreien Lizenz für gewerbliche Zwecke nutzen? Darf man die kostenfreien Inhalte und Bilder z. B. auf der Website nutzen? Darf man sie nutzen, um digitale Produkte zu erstellen (z. B. eBooks) und sie zu verkaufen?

Eine deutsche Fassung der Lizenz von Canva finden Sie hier: https://www.canva.com/de_de/richtlinien/free-media/ . Danach ist auch die kommerzielle Nutzung erlaubt. Bitte beachten Sie die Verweise auf die Lizenzen von Pexels und Pixabay. Bildmaterial von diesen Plattformen unterliegt ggf. anderen Beschränkungen.

Corona

Wie kann man sich hier rechtssicher bewegen (Regeln ändern sich ständig)? Masken/Tests etc.

Leider müssen Sie versuchen, die jeweils aktuellen Verordnungen zu recherchieren und selbst durchzulesen. Hierfür gibt es derzeit kein “Patentrezept”. Zudem unterscheiden sich die Regeln von Bundesland zu Bundesland und teilweise auch von Stadt zu Stadt. Im Zweifel ist es am sichersten, wenn Sie stets den derzeit nach wissenschaftlichen Erkenntnissen höchsten Schutzstandard einhalten:

– (derzeit Dreifach-)Auffrischungsimpfung mit in Deutschland zugelassenen Impfstoffen

– Tragen einer in Deutschland zugelassenen FFP2-Maske, erkennbar am Aufdruck “FFP2”

– Mitführen eines tagesaktuellen, höchstens jedoch 24 Stunden alten “Bürgertest”-Zertifikats eines zugelassenen Testzentrums (Apotheken usw.). Das ist am einfachsten in der “Corona-Warn-App” möglich. Bei Genesenen ist dies für (derzeit) drei Monate nach Bestätigung der Genehmigung nicht nötig. Diese sollten stets ihren Genesungsnachweis bei sich führen. Wir empfehlen dafür ebenfalls die “Corona-Warn-App” des Bundes.

– Einhalten der erforderlichen Abstände

– Regelmäßiges Lüften am Arbeitsplatz bzw. Einsatzort

Die Verwendung ausländischer Masken (z.B. N95, KN95-Masken) oder von “medizinischen Masken” ist oft nicht zulässig, daher raten wir aus Vorsichtsgründen davon ab. Selbst durchgeführte Schnelltests genügen den derzeitigen rechtlichen Erfordernissen nicht, wenn eine Testpflicht besteht. Das gilt auch für Einrichtungs- und Arbeitgebertests.

Kleinunternehmer und Gewerbe

Wann bekomme ich eine Steuernummer und wann eine UStID?

Eine Steuernummer erhält jeder Steuerpflichtige, der eine Steuererklärung abgibt. Wenn Sie noch keine Steuernummer Ihres regionalen Finanzamts haben, erhalten Sie diese spätestens nach Abgabe des “Fragebogens bei Aufnahme einer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit”. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Sie, wenn Sie in dem vorgenannten Fragebogen vermerken, dass Sie diese benötigen, weil Sie grenzüberschreitende Geschäfte tätigen. Davon ist fast jeder betroffen, der z.B. Werbung bei Google (Sitz in Irland) oder ähnlichen Unternehmen beauftragen möchte.

Muss die UstID immer auf die Website?

Ja, dies ist eine Pflichtangabe im Impressum.

Welches Gewerbe ist (in Deutschland) als Ordnungscoach zu beantragen?

Das hängt von Ihrer jeweiligen Gemeindeverwaltung bzw. Stadtverwaltung ab. Wir empfehlen, dort einfach die Art Ihrer Tätigkeit zu schildern. Wir kennen keinen Fall, in dem es zu Problemen mit der Gewerbeanmeldung gekommen wäre.

Impressum

Ich arbeite derzeit noch Teilzeit als rechtliche Betreuerin psychisch kranker Menschen arbeite. Hier wäre es eine Katastrophe, wenn diese meine private Adresse kennen würden, weil darunter auch schwierige, oft psychotische Klienten sind. Mein Problem ist, dass man im Impressum einer Website die richtige Adresse angeben muss. Ich habe diese Internetseite gefunden und wüsste gerne, ob das eine legale Möglichkeit wäre, bzw. wäre ich alternativ auch für weitere Tipps sehr dankbar. https://www.adress-schutz.de/

Mit diesem Dienstleister habe ich keine Erfahrungen. Leider haben zahlreiche Mandanten in der Vergangenheit Schwierigkeiten mit Behörden gehabt, wenn eine “Briefkastenanschrift” verwendet wurde. Zumindest gegenüber sämtlichen Behörden sollten Sie also unbedingt eine korrekte Anschrift verwenden. Dafür kommt allerdings z.B. auch ein Büro in Frage. Soweit der Umfang Ihres Geschäfts Ihnen also ermöglichen sollte, Geschäftsräume anzumieten, können Sie deren Anschrift ohne Weiteres auch gegenüber Behörden verwenden.

Müssen die Daten aus dem Impressum auch auf einen Flyer?

Produkte

Gesonderter Verkauf bzw. gesonderte Abrechnung von Labels / Beschriftungen è gewerbliche Nutzung von Schriften: Was muss man hinsichtlich Rechte für Schriften beachten?

  • Schriften unterliegen denselben rechtlichen Beschränkungen wie alle anderen grafischen Werke. Sie müssen also darauf achten, dass Sie ausreichende Rechte an den Schriftarten haben, die Sie verwenden. Das ist unproblematisch bei den von Microsoft oder Apple mit deren Software mitgelieferten Schriften. Günstig können Sie eine Vielzahl frei verwendbarer Schriften z.B. bei Softmaker (einem deutschen Unternehmen) kaufen (https://www.softmaker.de/megafont). Wirklich professionelle, bekannte Schriftarten bekommen Sie zu deutlich höheren Preisen an verschiedenen Stellen im Internet; die bekannteste ist sicherlich Linotype (www.linotype.com). Diese Anbieter sind zumindest rechtssicher.

Ist es möglich Ordnungshelfer einzukaufen (Groß- oder Einzelhandel), zu labeln und als belabelte Ordnungshelfer wieder zu verkaufen? Muss hier (abgesehen von den Schriften bei den Labels; s.o.) betreffend Urheber- oder Schutzrechten irgendetwas beachtet werden?

Grundsätzlich dürfen Sie natürlich alles, was Sie einkaufen, auch weiterverkaufen. Sie dürfen jedoch nicht den Eindruck erwecken, Sie seien der Inhaber des Urheberrechts daran, oder etwaiger Patente usw.. Z.B. dürfen Sie auch keine bestehenden Markenaufdrucke (“Leitz” o.ä.) überkleben oder entfernen. Es dürfte schon aus Kostengründen zu empfehlen sein, dass Sie, wenn Sie dies häufiger mit bestimmten Artikeln tun wollen, Kontakt mit dem Hersteller oder Distributor aufzunehmen und eine entsprechende Vereinbarung zu treffen. Bedenken Sie aber, dass Sie als Inverkehrbringer für alle Produkte haften, die Sie verkaufen.

Wie sinnvoll ist ein Urheberrechtshinweis auf eigenen Online-Produkten und was sollte man dabei beachten?

Sie müssen lediglich den Urheber einer fremden Schöpfung nennen. Wie Sie dies tun, ist Ihnen überlassen. Es hat sich eingebürgert, den Hinweis “Urheber dieses Werkes ist” durch das international bekannte Symbol “©” abzukürzen und dahinter den Urheber anzugeben. Das (c) bedeutet dabei “Copyright”, also auf deutsch “Urheberrecht”.

Die deutsche Nationalbibliothek teilte mir mit, dass mein digitales Workbook als eBook gelte, somit unter den Sammelauftrag der DNB falle und dort zur Verfügung gestellt werden müsse. Die Landesbibliothek NRW teilte im Gegenteil mit, dass es sich dabei um Schulungsmaterial handle und ihr somit nicht zur Verfügung gestellt werden müsse. Inwiefern fallen nun Produkte – die wir als Ordnungscoaches nun mal für Schulungszwecke, Coachings erstellen oder auch mal separat zum Kauf anbieten- unter den nationalen Sammelauftrag der DNB?

Folge der Aufnahme in die Nationalbibliothek für fast alle Bücher ist die lästige und teure Pflicht zur Übersendung sogenannter “Pflichtexemplare” ohne Entschädigung. Gemäß § 5 des Gesetzes
zur Regelung des Pflichtexemplarrechts in Nordrhein-Westfalen sind von der Pflicht zur Erstellung von Pflichtexemplaren aber unter anderem ausgenommen “Medienwerke, die ausschließlich gewerblichen oder geschäftlichen Zwecken wie der Kundeninformation, der Information und Instruktion der Mitarbeiter oder der Verkehrsabwicklung dienen (zum Beispiel Verkaufskataloge, Preislisten, Werbung aller Art, Anleitungen, Anweisungen, Fahrpläne, Veranstaltungshinweise, Formblätter und Vordrucke)” und “Referenten- und Schulungsmaterialien”. Das gilt für e-Books, die z.B. auf Amazon oder zum gesonderten Verkauf angeboten werden, aber nicht. Wir empfehlen, Schulungsmaterial deutlich als solches zu kennzeichnen, insbesondere aber nicht getrennt als Buch anzubieten. Falls Sie ein E-Book oder ein echtes Buch anbieten wollen, empfehlen wir die Nutzung eines Verlages, der die Aufgabe der Pflichtexemplarserstellung für Sie übernimmt, zu entsprechenden Kosten.

Haftung

Ist ein vom Kunden unterschriebener Haftungsausschluss möglich / gütig? Beispiel: Der Kunde möchte, dass im Rahmen eines Ordnungsprojekt ein neuer Kleiderschrank oder ein neues Regal aufgebaut werden. Da die Betriebshaftpflicht keine Personenschäden abdeckt, würde ich mir ggf. für diese Tätigkeit einen Haftungsausschluss unterschreiben lassen. Ist dieser wirksam?

Nein, für Personenschäden ist ein Haftungsausschluss grundsätzlich nicht möglich. Für reine Vermögensschäden ist ein Haftungsausschluss nur bei Beauftragung durch Unternehmen (B2B) möglich, bei Verbrauchern jedoch nicht. Gemäß § 309 Nr. 7 BGB ist nicht möglich “ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer […] Pflichtverletzung […] beruhen;” und auch nicht “ein Ausschluss oder eine Begrenzung der Haftung für sonstige Schäden, die auf einer […] vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung […] beruhen;

Es wird teilweise suggeriert, man könne bereits durch kleinste Fehler in der Online-Präsenz Strafen im fünf- bis sechsstelligen Euro-Bereich erhalten. Wie wahrscheinlich ist es, dass man als Kleinunternehmerin bzw. eher unbekanntes Unternehmen tatsächlich abgemahnt wird? Wie schwer müssten die Verstöße sein, damit man wegen seiner Online-Präsenz (z. B. Datenschutz, Urheberrecht, AGB) Strafen im fünf- oder sechsstelligen Euro-Bereich zahlen muss?

Statistisch ist es im Bereich des Datenschutzes derzeit eher unwahrscheinlich, als Kleinunternehmer überhaupt kontrolliert zu werden und ein Bußgeld zu erhalten. Bußgelder müssen sich nach der Schwere und dem Ausmaß des Verstoßes richten, auch nach dem Maß der Schuld. Wenn Sie also versucht haben, “alles richtig zu machen”, ist es eher unwahrscheinlich, dass ein Bußgeld verhängt wird. Im Urheberrecht ist es dagegen jederzeit möglich und auch wahrscheinlich, eine sog. Abmahnung zu erhalten. Die Kosten – nicht Bußgelder oder Strafen – bewegen sich typischerweise eher im niedrigen vierstelligen Bereich, wenn Sie etwa ein fremdes Bild verwendet haben. Die Verwendung rechtswidriger AGB hat in der Regel überhaupt kein Bußgeld zur Folge. Die Veröffentlichung rechtswidriger AGB im Internet kann eine Abmahnung zur Folge haben mit Kosten im niedrigen drei- bis vierstelligen Bereich.

Vermietung zu Wohnzwecken

Ist es ein Problem, wenn man in einer Mietwohnung ein Zimmer als Büro verwendet (kein Parteienverkehr) und auf diese Adresse auch das Gewerbe angemeldet hat, obwohl im Mietvertrag steht „Vermietung zu Wohnzwecken“? Muss man dies vom Vermieter genehmigen lassen?

Solange Sie dort lediglich ein Büro unterhalten und keine Belästigungen der Nachbarn – etwa durch Kundenverkehr – entstehen, bedarf das keiner Genehmigung durch den Vermieter und ist auch nicht mietvertragswidrig. Nach der Rechtsprechung des BGH (BGH, 14.07.2009, VIII ZR 165/08) ist es jedem Mieter erlaubt, innerhalb der angemieteten Wohnung ein sog. stilles Gewerbe oder eine selbständige Tätigkeit auszuüben und in diesem Zusammenhang auch ohne die explizite Erlaubnis des Vermieters ein Arbeitszimmer einzurichten. Ein solches stilles Gewerbe liege danach vor, wenn die geschäftliche Nutzung der Wohnung nicht überwiege und von außen nicht erkennbar sei sowie auch die anderen Mieter nicht beeinträchtige. Deshalb darf sowohl keine Geruchs- oder Lärmentfaltung sowie auch keine Sicherheitsgefährdung für andere Mieter daraus hervorgehen. Dagegen muss eine Genehmigung des Vermieters eingeholt werden, wenn das Gewerbe nach außen in Erscheinung tritt, zum Beispiel auf dem Klingel- oder Briefkastenschild.

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